¿Puede un empleador pedir pruebas de una discapacidad en California?

Cuándo un empleador puede pedir documentación

Un empleador puede pedir documentación médica solo cuando la discapacidad, o la necesidad de la adaptación, no es evidente (Cal. Code Regs., tit. 2, § 11069(d)(5)). Por ejemplo, un empleado que usa silla de ruedas y pide un puesto de trabajo accesible no necesita presentar una nota médica.

Cuando la documentación es apropiada, puede limitarse a:

• El nombre y las credenciales del proveedor de atención médica.
• Una declaración de que el empleado tiene una condición que limita una actividad importante de la vida, o una condición médica.
• Una explicación de por qué el empleado necesita la adaptación, que puede describir sus limitaciones funcionales, como restricciones para levantar peso, estar de pie o trabajar ciertas horas.

Si el empleador considera que la documentación no es suficiente, debe explicar por qué y darle al empleado la oportunidad de proporcionar más. Solo entonces puede exigir un examen con un proveedor de atención médica de su elección, y ese examen debe estar relacionado con el trabajo, limitarse a las limitaciones en cuestión y ser pagado por el empleador (Cal. Code Regs., tit. 2, § 11069(d)(5)(C), (d)(7)–(8)).

Lo que un empleador no puede pedir

Usted no tiene que revelar su diagnóstico a su empleador. Durante el proceso de adaptación, un empleador no puede:

• Exigirle que revele su diagnóstico o la naturaleza de su discapacidad.
• Pedir registros médicos u otra documentación no relacionada con la adaptación que usted solicitó.
• Preguntar por la causa médica subyacente de su discapacidad una vez que usted haya presentado documentación razonable.

Fuera del proceso de adaptación se aplican otros límites. Antes de hacer una oferta de empleo, un empleador no puede preguntar a un solicitante si tiene una discapacidad ni exigir un examen médico, aunque sí puede preguntar si el solicitante puede realizar las funciones del puesto (Gov. Code § 12940(e)). En el caso de los empleados actuales, los exámenes y las preguntas médicas deben estar relacionados con el trabajo y ser coherentes con la necesidad del negocio (Gov. Code § 12940(f)).

Estos son los límites más comunes, y la lista no es exhaustiva.

Confidencialidad

La información médica que un empleador recibe durante el proceso de adaptación debe mantenerse confidencial y guardarse por separado del expediente de personal del empleado. A los supervisores se les puede informar sobre las restricciones laborales y las adaptaciones necesarias, pero no sobre la condición médica del empleado (Cal. Code Regs., tit. 2, § 11069(g)). La Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California también limita la forma en que un empleador puede usar y divulgar la información médica de un empleado (Civ. Code § 56.20).

El proceso interactivo y las adaptaciones

Una vez que un empleador sabe que un empleado necesita una adaptación, debe participar de manera oportuna y de buena fe en un proceso interactivo con el empleado y proporcionar una adaptación razonable, a menos que hacerlo le cause una dificultad excesiva (Gov. Code § 12940(m), (n)). La solicitud no tiene que hacerse por escrito ni usar palabras específicas. Las adaptaciones pueden incluir un horario modificado, trabajo remoto, tiempo libre o una licencia, funciones modificadas, equipo o cambios en el espacio de trabajo, y la reasignación a un puesto vacante. Estos son ejemplos, y la adaptación adecuada depende del trabajo y de las limitaciones del empleado.

Si solicita una adaptación, lleve un registro de las fechas de sus solicitudes y de las respuestas de su empleador, y guarde los correos electrónicos o formularios que envíe o reciba.

Represalias por solicitar una adaptación

Es ilegal que un empleador tome represalias contra un empleado por solicitar una adaptación, se haya concedido o no la solicitud (Gov. Code § 12940(m)(2)). Ser sancionado, degradado o despedido poco después de pedir una adaptación es una señal común de represalia. Si lo despidieron después de solicitar una adaptación o tomar una licencia médica, lea nuestro artículo sobre el despido durante una licencia médica en California. Puede leer más en nuestra página sobre discriminación por discapacidad en Los Ángeles y nuestra página sobre discriminación por discapacidad en Long Beach.

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